Glosario

Glosario de facturación, IVA y gestión para autónomos y pymes

Los términos que aparecen en una factura, en los modelos de Hacienda y en el día a día de un negocio, explicados en dos o tres frases. Cada uno enlaza con la guía, la calculadora o la plantilla que lo cuenta con detalle.

A

Albarán: Documento que acompaña la entrega de mercancía o deja constancia de un trabajo hecho, firmado por quien lo recibe. No es una factura ni lleva obligaciones fiscales: varios albaranes de un cliente se suelen juntar en una factura a final de mes. Qué es un albarán.

B

Base imponible: El importe sobre el que se calcula un impuesto: en una factura, la suma de los conceptos antes de IVA, con los descuentos ya aplicados. Los suplidos no forman parte de ella. Base imponible.

C

Certificado digital: Archivo que te identifica en internet y te permite firmar con validez legal: presentar impuestos, recibir notificaciones o firmar una Facturae. Para personas físicas lo emite gratis la FNMT. Certificado digital.
Conciliación bancaria: Comparar los movimientos del banco con las facturas y los gastos para marcar qué se ha cobrado y pagado de verdad, y detectar lo que falta. Conciliación bancaria.
Criterio de caja: Régimen voluntario del IVA para quien factura menos de 2 millones al año: el IVA de las facturas se declara cuando se cobra, no cuando se emiten, con el límite del 31 de diciembre del año siguiente. Criterio de caja.
Cuenta de resultados: También cuenta de pérdidas y ganancias: resume los ingresos y los gastos de un periodo y muestra si la empresa gana o pierde dinero, del resultado de explotación al resultado del ejercicio. Cuenta de resultados.
Cuota de autónomos: Lo que paga cada mes a la Seguridad Social quien está dado de alta en el RETA. Desde 2023 depende de los rendimientos netos previstos, en 15 tramos, y se regulariza al año siguiente. Calculadora de la cuota de autónomos.

D

Devengo: El momento en que nace la obligación de pagar un impuesto. En el IVA, por regla general, cuando se entrega el bien o se presta el servicio; si el cliente paga antes, al cobrar ese anticipo. Decide en qué trimestre se declara cada factura. Factura de anticipo.
Domiciliación bancaria: Autorización del cliente para que le carguen los recibos en su cuenta. En la zona SEPA se firma con un mandato y el banco cobra los recibos en bloque con una remesa. Remesas SEPA.
DUA: Documento único administrativo: la declaración de aduanas de una importación o exportación, con la mercancía, su valor, los aranceles y el IVA a la importación. Es el justificante para deducir ese IVA. IVA de las importaciones y DUA.

E

Epígrafe del IAE: El código que identifica la actividad económica de un autónomo o una empresa en el censo de Hacienda. Se elige al darse de alta y condiciona la retención, el régimen de IVA y si se puede tributar en módulos. Epígrafes del IAE.

F

Factura: Documento que justifica una venta o un servicio y sus impuestos. La completa lleva número y serie, fecha, los datos y el NIF de quien la emite y de quien la recibe, la descripción, la base, el tipo y la cuota de IVA. Requisitos de una factura.
Factura de abono: Nombre habitual de la factura rectificativa con importe negativo, que devuelve dinero al cliente por una devolución, un descuento posterior o la anulación de una factura. Factura rectificativa o de abono.
Factura de anticipo: La que se emite cuando el cliente paga una parte antes de recibir el trabajo: el IVA de ese pago se devenga al cobrarlo. En la factura final se descuenta lo ya facturado. Factura de anticipo.
Factura electrónica: Factura en un formato estructurado (XML) que un programa puede leer sin intervención. Ya es obligatoria con la Administración (Facturae) y la Ley Crea y Crece la extenderá a las facturas entre empresas y autónomos. Factura electrónica obligatoria.
Factura proforma: Documento con el mismo aspecto que una factura que se envía antes de la venta, como oferta o para que el cliente pague por adelantado. No tiene validez fiscal: no lleva número de la serie de facturas ni se declara. Plantilla de factura proforma.
Factura recapitulativa: Una sola factura que agrupa todas las operaciones con un mismo cliente dentro de un mes natural, por ejemplo varios albaranes. Se expide, como tarde, el último día del mes. Factura recapitulativa.
Factura rectificativa: La que corrige o anula una factura ya emitida: no se puede borrar ni modificar la original. Lleva su propia serie, la referencia de la factura que rectifica y el motivo. Factura rectificativa.
Factura recurrente: Factura que un programa emite sola cada mes, trimestre o año con el mismo concepto e importe, como la cuota de un servicio o un alquiler. Facturas recurrentes.
Factura simplificada: El antiguo ticket: no necesita los datos del cliente y se puede emitir hasta 400 € con IVA, o hasta 3.000 € en el comercio minorista, la hostelería y otras actividades. Plantilla de factura simplificada.
Facturae: El formato XML oficial de la factura electrónica en España, obligatorio para facturar a la Administración pública. La factura firmada se presenta en FACe, el punto general de entrada de facturas del Estado. Facturae y FACe.

I

IGI: Impuesto General Indirecto de Andorra, el equivalente al IVA. El tipo general es del 4,5 % y hay tipos reducidos e incrementados según el producto o el servicio. IGI de Andorra.
Interés de demora: El que se puede reclamar cuando un cliente paga tarde. Entre empresas (Ley 3/2004) es el tipo del BCE más ocho puntos, y se suman 40 € por factura por los costes de cobro. Calculadora de intereses de demora.
Inversión del sujeto pasivo: Caso en el que el IVA no lo declara quien vende, sino quien compra: la factura va sin IVA y con una mención legal. Pasa, por ejemplo, con clientes empresarios de otros países de la UE y con las subcontratas de obra. Inversión del sujeto pasivo.
IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido: lo cobra quien vende, lo paga el consumidor final y se declara a Hacienda cada trimestre. En España hay tres tipos: 21 % general, 10 % reducido y 4 % superreducido. Tipos de IVA.
IVA intracomunitario: Las ventas y compras entre empresas de distintos países de la UE: se facturan sin IVA si el cliente tiene NIF-IVA válido en el VIES, y se declaran en el 303 y en el 349. IVA intracomunitario.
IVA repercutido: El IVA que cobras a tus clientes en tus facturas. En el 303 se le resta el IVA soportado, y la diferencia es lo que pagas o lo que te devuelven. Modelo 303.
IVA soportado: El IVA que pagas en las facturas de tus proveedores y gastos. Si están relacionados con tu actividad y tienes la factura completa, lo deduces en el 303. Gastos.

L

Libro registro de facturas: La lista ordenada de facturas emitidas y recibidas que deben llevar autónomos y empresas por el IVA, con la fecha, el número, el cliente o proveedor, la base y la cuota. Un programa de facturación lo genera solo. Modelos fiscales.

M

Mandato SEPA: La orden firmada con la que un cliente autoriza a cobrarle recibos domiciliados. Hay dos esquemas: CORE, para particulares y empresas, y B2B, solo entre empresas y sin derecho a devolución. Mandato SEPA.
Margen comercial: Lo que ganas sobre el precio de venta: precio menos coste, dividido por el precio. No es lo mismo que el recargo (markup), que se calcula sobre el coste. Calculadora de margen.
Modelo 111: Declaración trimestral de las retenciones de IRPF que has practicado a trabajadores y a profesionales a los que pagas facturas. Modelo 111.
Modelo 115: Declaración trimestral de la retención del 19 % que aplicas al alquiler de un local de negocio, salvo excepciones. Modelo 115.
Modelo 130: Pago fraccionado trimestral del IRPF de los autónomos en estimación directa: el 20 % del rendimiento neto acumulado del año, menos lo ya pagado y las retenciones. No lo presentan, por regla general, quienes tienen retención en al menos el 70 % de sus ingresos. Modelo 130.
Modelo 303: La declaración del IVA, normalmente trimestral: el IVA repercutido de tus facturas menos el soportado de tus gastos. Se presenta del 1 al 20 del mes siguiente al trimestre, y el del cuarto, hasta el 30 de enero. Modelo 303.
Modelo 347: Declaración anual, en febrero, de los clientes y proveedores con los que has superado los 3.005,06 € en el año, IVA incluido. Modelo 347.
Modelo 349: Declaración informativa de las operaciones con empresas de otros países de la UE: ventas y compras intracomunitarias de bienes y servicios. Modelo 349.
Modelo 390: El resumen anual del IVA, que se presenta en enero con los totales de los cuatro 303 del año. Modelo 390.

N

NIF: Número de Identificación Fiscal. En las personas físicas es el DNI o el NIE; en las sociedades, el antiguo CIF, que empieza por una letra según la forma jurídica. Tiene un carácter de control que permite detectar errores. Validador de NIF y CIF.
Norma 43: El formato de fichero que usan los bancos españoles para descargar los extractos de movimientos. Un programa de facturación lo importa para conciliar cobros y pagos. Conciliación bancaria y Norma 43.
NRT: Número de Registre Tributari, el identificador fiscal de personas y empresas en Andorra: una letra, seis cifras y una letra final. Es el equivalente andorrano del NIF. NRT de Andorra.

P

Paga extra: Cada una de las dos pagas extraordinarias al año del artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores, una en Navidad y otra cuando diga el convenio. Se cobran enteras o prorrateadas en las doce nóminas. Calculadora de paga extra.
Presupuesto: La oferta con el precio de un trabajo antes de hacerlo, con su validez y sus condiciones. Si el cliente lo acepta, obliga a las dos partes, pero no es una factura ni se declara. Plantilla de presupuesto.
Procedimiento monitorio: Vía judicial rápida para reclamar una deuda de dinero vencida y documentada, como una factura impagada: la petición se presenta sin abogado ni procurador, sea cual sea el importe. Desde abril de 2025, antes hay que intentar negociar con el deudor. Procedimiento monitorio.
Prorrata del IVA: Regla para quien hace a la vez operaciones con IVA y exentas (por ejemplo, formación reglada y venta de material): solo deduce el IVA soportado en el porcentaje de sus ventas con IVA. Prorrata del IVA.
Punto de equilibrio: Lo que tienes que vender para cubrir todos tus costes, sin ganar ni perder: los costes fijos divididos por el margen de cada venta. Calculadora del punto de equilibrio.

R

Recargo de equivalencia: Régimen de IVA obligatorio para muchos comerciantes minoristas personas físicas: sus proveedores les cobran, además del IVA, un recargo del 5,2 %, 1,4 % o 0,5 %, y ellos no presentan el 303 por esas ventas. Recargo de equivalencia.
Remesa SEPA: Fichero con muchos recibos domiciliados (o transferencias) que se sube al banco de una vez. Si un cliente devuelve un recibo, el banco lo comunica y la factura vuelve a quedar pendiente. Remesas SEPA.
Retención de IRPF: Parte de la factura que el cliente empresario no te paga y la ingresa a Hacienda a cuenta de tu IRPF. Los profesionales retienen el 15 %, o el 7 % el año de alta y los dos siguientes. Factura con retención.

S

Serie de facturación: Secuencia de numeración correlativa y sin huecos. Se pueden usar series distintas, por ejemplo para las rectificativas o para cada tienda, siempre que cada una sea correlativa. Numeración de facturas.
Suplido: Gasto que pagas en nombre y por cuenta de tu cliente, como una tasa, y que le repercutes por el mismo importe. No forma parte de la base imponible: va en la factura sin IVA ni retención. Suplidos en la factura.

T

Tarifa plana de autónomos: Cuota reducida a la Seguridad Social los primeros meses de alta: 80 € al mes durante 12 meses en 2026, prorrogable otros 12 si los rendimientos netos no llegan al salario mínimo. Tarifa plana.
Tesorería: El dinero que tiene el negocio en el banco y en caja, y su previsión: lo que entrará por cobros y lo que saldrá por pagos e impuestos en las próximas semanas. Tesorería y bancos.
TPV: Terminal punto de venta: el programa (y el equipo) con el que una tienda cobra en el mostrador, emite el ticket y cuadra la caja al cerrar. No confundir con el datáfono, que solo cobra con tarjeta. Qué es un TPV.

V

VeriFactu: Sistema de la Agencia Tributaria por el que los programas de facturación envían a Hacienda un registro de cada factura al emitirla o lo guardan firmado y encadenado, para que no se pueda alterar. Sus fechas de obligatoriedad se han aplazado más de una vez: consulta la guía. VeriFactu.
VIES: El sistema de la Comisión Europea para comprobar si un NIF-IVA de otro país de la UE es válido para operaciones intracomunitarias. Si no lo es, la factura lleva IVA español. Comprobar un NIF intracomunitario.

Definiciones orientativas: no sustituyen el asesoramiento de un profesional. Confirma tu caso con tu gestoría.

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