Qué es un albarán y para qué sirve

Para qué sirve

• Prueba la entrega: qué se ha entregado, cuánto, cuándo, dónde y a quién. Con la firma del cliente, deja constancia de que lo recibió conforme.
• Permite revisar el pedido en el momento: si falta algo o llega dañado, se anota en el albarán.
• Sirve de base para facturar: al final del mes se juntan los albaranes de cada cliente en una sola factura.

No lo regula ninguna norma fiscal (el Reglamento de facturación solo habla de facturas), así que no es obligatorio. Pero es el documento habitual en la distribución, los almacenes, las obras y los servicios técnicos.

Qué datos lleva

• Número de albarán y fecha de la entrega.
• Datos de quien entrega y del cliente, y la dirección de entrega si es otra.
• Descripción de los productos o servicios y cantidades.
• Precios e impuestos, si es valorado.
• Firma, nombre y DNI de quien recibe, y observaciones (bultos, incidencias).

Valorado o sin valorar: el albarán valorado lleva precios e importes, y el cliente ve lo que se le facturará; el que va sin precios solo lleva cantidades, útil cuando quien recibe no es quien paga (un almacén, una obra). Hazlo gratis con el generador de albaranes.

Albarán y factura

• La factura es obligatoria, lleva todos los datos fiscales (NIF, base, IVA) y es la que sirve para declarar y deducir el impuesto.
• El albarán solo documenta la entrega. Aunque esté valorado, no sustituye a la factura.

El IVA se devenga al entregar los bienes (artículo 75 de la Ley del IVA), no al facturar. Por eso la entrega del albarán marca el plazo: la factura se expide en el momento o, si el cliente es empresario, antes del día 16 del mes siguiente (artículo 11 del Reglamento de facturación). Si hay varios albaranes en el mes, puedes hacer una factura recapitulativa. Más en tipos de factura.

Cómo lo hace Renndia

Creas el albarán desde cero o desde una proforma o una factura, con las cantidades que quedan por entregar si la entrega es parcial. Sale valorado o sin precios (lo eliges por cliente), con su propia numeración y en PDF para que lo firme el cliente, y descuenta el stock si lo llevas. Después juntas los albaranes pendientes de un cliente en una sola factura, separada por albaranes, y quedan marcados como facturados. Más en albaranes y control de stock.