Cómo hacer una factura: qué debe llevar, paso a paso

Cómo hacer una factura paso a paso

• 1. Elige el tipo: completa si el cliente es una empresa o un profesional; simplificada (el ticket) si es una venta pequeña a un particular; rectificativa si corriges otra.
• 2. Pon el número y la fecha: el siguiente número de tu serie, sin saltos, y la fecha de hoy (y la de la operación, si es distinta).
• 3. Escribe tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio de los dos.
• 4. Detalla los conceptos: qué vendes o haces, la cantidad, el precio unitario sin IVA y los descuentos.
• 5. Calcula los impuestos: la base imponible, el tipo y la cuota de IVA y, si eres profesional y facturas a una empresa, la retención de IRPF. Puedes comprobarlo con la calculadora de IVA y la de IRPF.
• 6. Añade las menciones y la forma de pago: el motivo si no lleva IVA, el vencimiento y tu IBAN si cobras por transferencia.
• 7. Envíala y guarda una copia: en PDF por correo vale igual que en papel. Su IVA va al modelo 303 del trimestre.

Para una factura suelta, rellena gratis el generador de facturas o descarga la plantilla en Excel. Si no estás dado de alta, lee antes cómo facturar sin ser autónomo.

Los datos obligatorios

• Número y serie: correlativos, sin saltos. Las rectificativas van en una serie propia.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
• Nombre o razón social de quien emite la factura y de quien la recibe.
• NIF de los dos. El del cliente es obligatorio siempre que sea una empresa o un profesional; con un particular, solo en casos concretos.
• Domicilio de los dos.
• Descripción de lo que se vende o se hace, con la cantidad, el precio unitario sin impuestos y los descuentos.
• Tipo de IVA y cuota, por separado de la base.
• Total.

Si te falta alguno de estos datos, la factura no es válida para que tu cliente se deduzca el IVA: corrígela con una factura rectificativa.

Las menciones que dependen del caso

Cuando la factura no lleva IVA o sigue un régimen especial, tiene que decirlo:

• Exenta: el artículo de la Ley del IVA que la ampara. Ver la plantilla de factura sin IVA.
• Inversión del sujeto pasivo: la mención de que el IVA lo declara el cliente, como en la factura intracomunitaria.
• Facturación por el destinatario, si la hace tu cliente por ti.
• Régimen especial del criterio de caja, si estás acogido a él.
• Retención de IRPF, si la hay: ver la factura con retención.

Cuándo hay que emitirla

• A un particular: en el momento de la operación.
• A una empresa o un profesional: antes del día 16 del mes siguiente a la operación (artículo 11).
• Factura recapitulativa: puedes juntar en una las operaciones de un mes con el mismo cliente, como máximo el último día del mes o, si es una empresa, antes del día 16 del siguiente (artículo 13).

Moneda, idioma y conservación

• Moneda: cualquiera, pero la cuota de IVA se expresa también en euros (artículo 12).
• Idioma: cualquiera; Hacienda puede pedir una traducción si la factura está en una lengua que no es oficial en España.
• Conservación: al menos 4 años por el plazo de prescripción fiscal y 6 por el Código de Comercio, en papel o en formato electrónico.

Y la factura simplificada

Para ventas de hasta 400 € con IVA, o de hasta 3.000 € en comercio minorista, hostelería, peluquerías y las demás actividades del artículo 4, basta con una factura simplificada: sin los datos del cliente y con el IVA incluido. Más en tipos de factura.

Cómo lo hace Renndia

Cada factura sale con su número correlativo en la serie que toque (las rectificativas, en la suya), tus datos y los del cliente desde su ficha, la descripción y el precio de cada línea, el IVA, el recargo de equivalencia y la retención, y la cláusula de inversión del sujeto pasivo cuando el cliente la tiene. Más en facturas.