Com fer una factura: què ha de portar, pas a pas

Com fer una factura pas a pas

• 1. Tria el tipus: completa si el client és una empresa o un professional; simplificada (el tiquet) si és una venda petita a un particular; rectificativa si en corregeixes una altra.
• 2. Posa el número i la data: el número següent de la teva sèrie, sense salts, i la data d'avui (i la de l'operació, si és diferent).
• 3. Escriu les teves dades i les del client: nom o raó social, NIF i domicili de tots dos.
• 4. Detalla els conceptes: què vens o fas, la quantitat, el preu unitari sense IVA i els descomptes.
• 5. Calcula els impostos: la base imposable, el tipus i la quota d'IVA i, si ets professional i factures a una empresa, la retenció d'IRPF. Ho pots comprovar amb la calculadora d'IVA i la d'IRPF.
• 6. Afegeix les mencions i la forma de pagament: el motiu si no porta IVA, el venciment i el teu IBAN si cobres per transferència.
• 7. Envia-la i guarda'n una còpia: en PDF per correu val igual que en paper. El seu IVA va al model 303 del trimestre.

Per a una factura solta, omple gratis el generador de factures o descarrega la plantilla en Excel. Si no estàs donat d'alta, llegeix abans com facturar sense ser autònom.

Les dades obligatòries

• Número i sèrie: correlatius, sense salts. Les rectificatives van en una sèrie pròpia.
• Data d'expedició i, si és diferent, la data de l'operació.
• Nom o raó social de qui emet la factura i de qui la rep.
• NIF de tots dos. El del client és obligatori sempre que sigui una empresa o un professional; amb un particular, només en casos concrets.
• Domicili de tots dos.
• Descripció del que es ven o es fa, amb la quantitat, el preu unitari sense impostos i els descomptes.
• Tipus d'IVA i quota, per separat de la base.
• Total.

Si et falta alguna d'aquestes dades, la factura no és vàlida perquè el client es dedueixi l'IVA: corregeix-la amb una factura rectificativa.

Les mencions que depenen del cas

Quan la factura no porta IVA o segueix un règim especial, ho ha de dir:

• Exempta: l'article de la Llei de l'IVA que l'empara. Mira la plantilla de factura sense IVA.
• Inversió del subjecte passiu: la menció que l'IVA el declara el client, com a la factura intracomunitària.
• Facturació pel destinatari, si la fa el client per tu.
• Règim especial del criteri de caixa, si t'hi has acollit.
• Retenció d'IRPF, si n'hi ha: mira la factura amb retenció.

Quan s'ha d'emetre

• A un particular: en el moment de l'operació.
• A una empresa o un professional: abans del dia 16 del mes següent a l'operació (article 11).
• Factura recapitulativa: pots ajuntar en una les operacions d'un mes amb el mateix client, com a màxim l'últim dia del mes o, si és una empresa, abans del dia 16 del següent (article 13).

Moneda, llengua i conservació

• Moneda: qualsevol, però la quota d'IVA s'expressa també en euros (article 12).
• Llengua: qualsevol; Hisenda pot demanar una traducció si la factura és en una llengua que no és oficial a Espanya. El català ho és.
• Conservació: almenys 4 anys pel termini de prescripció fiscal i 6 pel Codi de Comerç, en paper o en format electrònic.

I la factura simplificada

Per a vendes de fins a 400 € amb IVA, o de fins a 3.000 € en comerç al detall, hostaleria, perruqueries i la resta d'activitats de l'article 4, n'hi ha prou amb una factura simplificada: sense les dades del client i amb l'IVA inclòs. Més a tipus de factura.

Com ho fa Renndia

Cada factura surt amb el número correlatiu a la sèrie que toqui (les rectificatives, a la seva), les teves dades i les del client des de la seva fitxa, la descripció i el preu de cada línia, l'IVA, el recàrrec d'equivalència i la retenció, i la clàusula d'inversió del subjecte passiu quan el client la té. Més a factures.