Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas y cómo funciona

Qué es una factura electrónica estructurada

Un archivo que un programa puede leer sin que nadie teclee nada: sigue el modelo europeo EN 16931 en uno de estos formatos (UBL, CII, EDIFACT o Facturae), va firmado con firma electrónica avanzada y lleva un código único. Un PDF enviado por correo, que hoy vale como factura si tu cliente lo acepta, no cumple esta obligación.

A quién afecta

A todos los empresarios y profesionales que tienen que emitir factura, cuando el cliente es otra empresa o profesional establecido en España. No hay excepción por tamaño: los autónomos también, el tamaño solo cambia la fecha. Quedan fuera:

• Las ventas a particulares (consumidores finales).
• Las facturas simplificadas (tickets), salvo las simplificadas cualificadas, en las que se identifica al cliente.
• Algunos sectores concretos, como los mercados regulados de electricidad y gas o la venta de billetes de avión por IATA.

Facturar a la Administración ya era electrónico desde 2015, con su propio sistema: mira Facturae y FACe.

Fechas

Los plazos cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026:

• 6 de octubre de 2027: quien factura más de 8 millones de euros al año tiene que emitir, enviar y recibir facturas electrónicas e informar del estado de las facturas y de los pagos. Durante los primeros doce meses, además, tiene que enviar una copia en PDF si su cliente no le dice que no la necesita.
• 6 de octubre de 2028: el resto de empresas y autónomos tiene que emitir, enviar y recibir facturas electrónicas. Las sociedades de hasta 8 millones también tienen que informar de los estados.
• 6 de octubre de 2029: los autónomos y las comunidades de bienes empiezan a informar de los estados.

Cómo se envía

Cada empresa elige cómo emitir y recibir: con una plataforma privada de facturación electrónica, con la solución pública de la Agencia Tributaria, que es gratuita, o con las dos. Las plataformas tienen que conectarse entre sí sin cobrar por ello y enviar a la solución pública una copia de cada factura en formato UBL. Si no has acordado nada con tu cliente, se entiende que recibe en la solución pública.

Los estados de la factura y del pago

La novedad que más cambia el día a día: hay que comunicar qué pasa con cada factura, para que Hacienda pueda medir la morosidad.

• Obligatorios: la aceptación o el rechazo comercial de la factura, con su fecha, y el pago completo, con la fecha en que se cobra de verdad.
• Voluntarios: la aceptación o el rechazo parcial, los pagos parciales y la cesión de la factura a un tercero (por ejemplo, al hacer factoring).

Se comunican en un plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si el cliente no rechaza la factura ni recibe una rectificativa, se presume aceptada.

Diferencia con VeriFactu

VeriFactu fija cómo debe funcionar el programa con el que facturas y el registro de cada factura, también las que haces a particulares. La factura electrónica obligatoria fija el formato y el intercambio de las facturas entre empresas y la información de los pagos. Son obligaciones distintas, y Hacienda quiere que coincidan en el tiempo, en octubre de 2028.

Cómo lo hace Renndia

Hoy Renndia genera tus facturas a la Administración en formato Facturae 3.2.2, que es uno de los que admitirá el sistema entre empresas, y registra el cobro de cada factura, que es el dato de pago que habrá que comunicar. El envío por una plataforma o por la solución pública de la AEAT y la comunicación de los estados todavía no están en la app: seguimos el calendario y adaptaremos Renndia antes de que te sea obligatorio. Más en VeriFactu y factura electrónica.