Factura electrònica obligatòria entre empreses: dates i com funciona

Què és una factura electrònica estructurada

Un fitxer que un programa pot llegir sense que ningú hi teclegi res: segueix el model europeu EN 16931 en un d'aquests formats (UBL, CII, EDIFACT o Facturae), va signat amb signatura electrònica avançada i porta un codi únic. Un PDF enviat per correu, que avui val com a factura si el client l'accepta, no compleix aquesta obligació.

A qui afecta

A tots els empresaris i professionals que han d'emetre factura, quan el client és una altra empresa o professional establert a Espanya. No hi ha excepció per mida: els autònoms també, la mida només canvia la data. En queden fora:

• Les vendes a particulars (consumidors finals).
• Les factures simplificades (tiquets), llevat de les simplificades qualificades, en què s'identifica el client.
• Alguns sectors concrets, com els mercats regulats d'electricitat i gas o la venda de bitllets d'avió per IATA.

Facturar a l'Administració ja era electrònic des del 2015, amb el seu propi sistema: mira Facturae i FACe.

Dates

Els terminis compten des de l'entrada en vigor de l'Ordre HAC/1028/2026, el 6 d'octubre de 2026:

• 6 d'octubre de 2027: qui factura més de 8 milions d'euros l'any ha d'emetre, enviar i rebre factures electròniques i informar de l'estat de les factures i dels pagaments. Durant els primers dotze mesos, a més, ha d'enviar una còpia en PDF si el client no li diu que no la necessita.
• 6 d'octubre de 2028: la resta d'empreses i autònoms ha d'emetre, enviar i rebre factures electròniques. Les societats de fins a 8 milions també han d'informar dels estats.
• 6 d'octubre de 2029: els autònoms i les comunitats de béns comencen a informar dels estats.

Com s'envia

Cada empresa tria com emetre i rebre: amb una plataforma privada de facturació electrònica, amb la solució pública de l'Agència Tributària, que és gratuïta, o amb totes dues. Les plataformes s'han de connectar entre si sense cobrar-ho i enviar a la solució pública una còpia de cada factura en format UBL. Si no has acordat res amb el client, s'entén que rep a la solució pública.

Els estats de la factura i del pagament

La novetat que més canvia el dia a dia: cal comunicar què passa amb cada factura, perquè Hisenda pugui mesurar la morositat.

• Obligatoris: l'acceptació o el rebuig comercial de la factura, amb la data, i el pagament complet, amb la data en què es cobra de debò.
• Voluntaris: l'acceptació o el rebuig parcial, els pagaments parcials i la cessió de la factura a un tercer (per exemple, en fer factoring).

Es comuniquen en un termini de quatre dies naturals, sense comptar dissabtes, diumenges ni festius nacionals. Si el client no rebutja la factura ni rep una rectificativa, es presumeix acceptada.

Diferència amb VeriFactu

VeriFactu fixa com ha de funcionar el programa amb què factures i el registre de cada factura, també les que fas a particulars. La factura electrònica obligatòria fixa el format i l'intercanvi de les factures entre empreses i la informació dels pagaments. Són obligacions diferents, i Hisenda vol que coincideixin en el temps, l'octubre del 2028.

Com ho fa Renndia

Avui Renndia genera les factures a l'Administració en format Facturae 3.2.2, que és un dels que admetrà el sistema entre empreses, i registra el cobrament de cada factura, que és la dada de pagament que caldrà comunicar. L'enviament per una plataforma o per la solució pública de l'AEAT i la comunicació dels estats encara no són a l'app: seguim el calendari i adaptarem Renndia abans que et sigui obligatori. Més a VeriFactu i factura electrònica.