Numeración de facturas: cómo hacerlo bien

Qué exige la norma

• Correlativa: 1, 2, 3… dentro de cada serie, en el mismo orden en que se emiten, sin huecos ni números repetidos.
• Con serie, si la usas: la serie es un prefijo (letras o números) que distingue un grupo de facturas, como «R» o «2026».
• Única: el número y la serie identifican cada factura sin confusión posible.

Una factura emitida no se borra ni se reutiliza su número: si tiene un error, se corrige con una factura rectificativa.

Cuándo usar series separadas

Se pueden usar series cuando hay una razón que lo justifique, por ejemplo si tienes varios establecimientos o haces operaciones de distinta naturaleza. Son obligatorias en estos casos:

• Las facturas rectificativas.
• Las que expiden tus clientes o un tercero en tu nombre (autofacturación), una serie para cada uno.
• Las ventas de móviles, consolas, portátiles y tabletas con inversión del sujeto pasivo.
• Las facturas simplificadas (tickets), si en el mismo año también haces facturas completas (artículo 7 del Reglamento).

Empezar cada año y otras dudas

• ¿Puedo empezar de cero cada año? Sí, si la serie incluye el año (2026-001, 2027-001): así ningún número se repite. Lo que no puedes es volver a la factura 1 sin cambiar la serie.
• ¿Y si se me salta un número? No debería haber huecos. Si pasa (por ejemplo, una factura que anulaste antes de enviarla), deja constancia del motivo para poder explicarlo si Hacienda lo pregunta. Si la factura llegó al cliente, se anula con una rectificativa.
• ¿Puedo cambiar de formato a mitad de año? Mejor no; si lo haces, empieza una serie nueva y deja constancia del cambio.
• Presupuestos, proformas y albaranes no son facturas: llevan su propia numeración y no cuentan para la serie de facturas.

Cómo lo hace Renndia

Renndia numera cada factura con los dos dígitos del año y cuatro cifras (260001, 260002…), y empieza de nuevo cada año. Puedes escribir el número a mano, pero en el año en curso tiene que ser el siguiente: no deja saltos ni repetir un número, contando también las facturas en la papelera. Las rectificativas van en su serie (R), los tickets del TPV en la suya (T), y los presupuestos, proformas y albaranes tienen su propia numeración. Al emitir una factura queda bloqueada, y los cambios se hacen con una rectificativa. Más en facturas y facturas rectificativas.